Algemene voorwaarden

&

privacy beleid

Sofie Fotografie

Sofie Schellemans

Kokerstraat 7

9000 Gent

BTW BE0684.759.127

Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de offerte, aanvullende overeenkomst en/of diensten geleverd door de Opdrachtnemer Sofie Schellemans aan de Opdrachtgever, hierna beiden omschreven als “Partijen”.

Deze algemene voorwaarden werden expliciet aangeboden aan Opdrachtgever, zij het specifiek schriftelijk in een e-mail of per post, zij het gehecht aan een offerte of overeenkomst.

De aanvaarding van de offerte of de diensten geleverd door Opdrachtnemer houdt de aanvaarding van deze algemene voorwaarden in. Deze voorwaarden vervangen alle voorafgaande mondelinge of schriftelijke akkoorden. Elke afwijking moet schriftelijk en na goedkeuring van beide partijen gebeuren. Een aanvullende overeenkomst dient expliciet naar deze algemene voorwaarden te verwijzen.

Bestelling en voorschot

Alle bestellingen moeten schriftelijk, hetzij per post, hetzij per email worden bevestigd door de opdrachtnemer en door de opdrachtgever. Elke aanbieding of offerte gedaan door de Opdrachtnemer is 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld in de offerte of bij later expliciet schriftelijk akkoord door Opdrachtnemer. De offerte moet schriftelijk beantwoord worden en goedgekeurd worden.

Behoudens uitdrukkelijk andersluidend beding wordt een bestelling pas aanvaard en wordt de uitvoering ervan slechts aangevat door de opdrachtnemer mits volledige vooraf betaling van een voorschot van 500 euro (huwelijksreportages) of het betalen van het volledige shootbedrag.

Een bestelling kan enkel schriftelijk geannuleerd worden. De annulering is slechts geldig mits een schriftelijke aanvaarding door de opdrachtnemer. In dat geval is er door de opdrachtgever minstens een forfaitaire vergoeding verschuldigd ter waarde van het voorschotbedrag, behoudens de mogelijkheid om een hogere vergoeding te eisen wegens de effectieve geleden schade. In geval van annulering of het uitstel door de opdrachtgever van een (gehele of gedeeltelijke) bestelling minder dan 24 uur voor de datum waarop de uitvoering ervan is gepland zal een schadevergoeding van twee derden van het bedrag van de bestelling door de opdrachtnemer worden gefactureerd.

Opdracht

De foto’s die door Opdrachtnemer opgesteld worden, zijn gebaseerd op ervaring en creativiteit. Het toevertrouwen van een Opdracht aan Opdrachtnemer gebeurt op basis van referenties en vertrouwen.

Opdrachtnemer verbindt zich ertoe alle te verstrekken diensten met zorg uit te voeren. Alle prestaties van de Opdrachtnemer zijn middelenverbintenissen, tenzij expliciet andersluidende overeenkomst tussen partijen.

Vertraging in de uitvoering van de opdracht kan nooit een aanleiding zijn tot schade-vergoeding of tot ontbinding van de overeenkomst of annulering van de opdracht.

De opdrachtgever hoort de ontwerpen, werken en/of producten onmiddellijk in ontvangst te nemen en na te kijken. Klachten zijn enkel geldig indien ze schriftelijk plaats vinden, binnen de acht dagen na de levering en in ieder geval voor gebruik, op straffe van verval van de klacht.

Alle informatie die de opdrachtnemer beschikbaar stelt over een werk of ontwerp is steeds onder voorbehoud van fouten, vergissingen of foute inlichtingen door de opdrachtgever. Foto’s of audiovisuele producties op de website van de opdrachtnemer zijn louter informatief en in geen geval bindend.

Opdrachtgever staat ervoor in de Opdrachtnemer voldoende aanwijzingen te geven. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor fouten in de uitvoering te wijten aan onvoldoende of verkeerde input door Opdrachtgever.

Bijkomende aanpassing van de ontwerpen, werken en/of producten in functie van opmerkingen van de opdrachtnemer kunnen uitmonden in extra tijdsbesteding en bijkomende kosten en vergoeding voor de opdrachtgever.

De opdrachtnemer zal de opdrachtgever tijdig of voor de aanvang van de extra tijdsbesteding en het aangaan van bijkomende kosten inlichten. De opdrachtgever beslist in functie hiervan of de gevraagde bewerking van de ontwerpen, werken en/of producten wordt doorgevoerd aan de overeengekomen meerprijs.

Intellectuele eigendom

Het intellectueel eigendomsrecht ten aanzien van de te leveren bestelling van goederen en/of diensten, gebaseerd op een ontwerp van de opdrachtnemer en komt haar exclusief toe, tenzij schriftelijk anders overeen gekomen. De opdrachtnemer is ten allen tijde gerechtigd haar werk te signeren en/of haar naam te vermelden op het ontwerp, op het product of in de generiek/colofon van een publicatie of op een aankondiging. Tenzij anders overeen gekomen heeft de opdrachtnemer, het recht om alle elementen van de bestelling te gebruiken voor promotie, onder meer op haar website.

Onder voorbehoud van de correcte betaling van de vergoeding draagt de opdrachtnemer hierbij al de vermogensrechtelijke Auteursrechten en eventuele andere intellectuele eigendomsrechten op de Diensten en op alle Werken die uit hoofde van deze Overeenkomst gecreëerd en/of vervaardigd worden (en/of enig onderdeel ervan), exclusief over aan Opdrachtgever, en dit in de meest ruime mate toegelaten door het toepasselijk recht, met inbegrip van élke exploitatiewijze.

De overdracht geldt voor de maximale wettelijke beschermingsduur van de rechten (inclusief eventuele verlengingen ervan) en geldt wereldwijd zonder enig voorbehoud en zonder enige beperking wat het aantal aanwendingen betreft, ongeacht de beëindiging van de Overeenkomst om welke reden dan ook.

De overdracht van rechten vermeld in deze Overeenkomst heeft betrekking op de volgende exploitatiewijzen:

1. Reproductierecht, recht tot vastlegging: Dit recht omvat alle vormen van grafische, geluids- of audiovisuele, interactieve en/of multimediale vastlegging en reproductie, blijvend of tijdelijk, op welke drager en volgens welk procédé ook en zonder enige beperking wat betreft het aantal exemplaren. Opdrachtgever gerechtigd, onder andere, de Werken van de Creatieve Freelancer geheel of gedeeltelijk vast te leggen, te verveelvoudigen of te reproduceren (o.m. maar niet uitsluitend voor publicatie op een website of materiële dragers), of dit aan derden toe te laten door middel van alle op heden bekende procédés, in kleur of in zwart-wit, in alle formaten en afmetingen, op dragers van welk type, en op alle andere grafische, analoge, numerieke, informatica-, telecommunicatie-, interactieve media-dragers (bv. Internet, social media, ...).
2. Recht tot mededeling aan het publiek: Dit recht omvat elke vorm van mededeling aan het publiek van de Werken, integraal of uittreksels, evenals de bewerking ervan, door alle middelen, huidige of toekomstige, in de hele wereld, op eender welke drager, ongeacht de gebruikte technische standaarden en ongeacht de wijze waarop het publiek de prestaties en/of creaties kan raadplegen. Dit recht omvat eveneens het recht om de exemplaren van de Werken openbaar te maken, uit te geven, te verveelvoudigen, te verspreiden of te laten verspreiden met alle middelen, inbegrepen met het oog op promotie of publiciteit in ruime zin.

De naam, of indien gewenst, een pseudoniem van de opdrachtnemer wordt, voor zover mogelijk en overeenkomstig de eerlijke beroepsgebruiken, vermeld in/op de volgende dragers: Sofie Fotografie.

Opdrachtnemer behoudt het recht om (delen van) de afgeleverde foto’s te gebruiken voor haar portfolio, prospectering van andere klanten, sociale media… evenwel zonder dat bedrijfsgeheimen worden gedeeld.

In de voorbereiding van deze opdracht tot stand gekomen teksten, onderzoeken, drafts…blijven eigendom van Opdrachtnemer.

Ook de factuur zal de overdracht van auteursrechten vermelden.

Prijzen

De in offertes vermelde prijzen zijn prijsindicaties. Zij worden te goeder trouw en zo nauwkeurig mogelijk opgegeven maar kunnen afwijken van het verschuldigde bedrag bij facturatie. De opdrachtgever wordt steeds op voorhand geïnformeerd over (de reden van) eventuele prijsstijgingen of bijkomstige kosten.

Onkosten voor aankoop of huur van specifieke apparatuur, kosten voor afgelegde kilometers, speciale verzendingskosten of enige andere aanvullende kosten in uitvoering van de Opdracht worden extra aangerekend na overleg met Opdrachtgever.

Levering en aanvaarding

Leveringstermijnen worden enkel bij wijze van inlichting verstrekt en zijn niet bindend, tenzij dit uitdrukkelijk overeengekomen werd. De opdrachtnemer streeft er evenwel naar de leveringstermijnen te respecteren en zal vertragingen meedelen aan de klant. Vertraging in de uitvoering van de opdracht kan nooit een aanleiding zijn tot schade-vergoeding of tot ontbinding van de overeenkomst of annulering van de opdracht.

De klant hoort de ontwerpen, werken en/of producten onmiddellijk in ontvangst te nemen en na te kijken. Klachten zijn enkel geldig indien ze schriftelijk plaats vinden, binnen de acht dagen na de levering en in ieder geval voor gebruik, op straffe van verval van de klacht.

Alle informatie die de opdrachtnemer beschikbaar stelt over een werk of ontwerp is steeds onder voorbehoud van fouten, vergissingen of foute inlichtingen door de klant.

Tenzij anders overeen gekomen in de bijzondere voorwaarden zijn in een offerte en bestelling 1 bewerking van de geleverde ontwerpen, werken en/of producenten begrepen. Bijkomende aanpassing van de ontwerpen, werken en/of producten in functie van opmerkingen van de klant kunnen uitmonden in extra tijdsbesteding en bijkomende kosten en vergoeding voor de opdrachtnemer.

De opdrachtnemer zal de klant tijdig of voor de aanvang van de extra tijdsbesteding en het aangaan van bijkomende kosten inlichten. De klant beslist in functie hiervan of de gevraagde bewerking van de ontwerpen, werken en/of producten wordt doorgevoerd aan de overeen gekomen meerprijs.

Facturatie en betaling

Facturen zijn contant betaalbaar op de vervaldatum en op het rekeningnummer vermeld op de factuur. Protest van facturen dient binnen de acht werkdagen na factuurdatum, schriftelijk en aangetekend aan de opdrachtnemer bezorgd te worden. Bij niet-betaling op de vervaldag van een factuur wordt ze van rechtswege en zonder dat er een ingebrekestelling vereist is, verhoogd met een forfaitair schadebeding van 10% op het totaalbedrag van desbetreffende factuur met een minimum van € 50,- en nalatigheidsinteresten van 12% per jaar tot datum van effectieve betaling.

De overdracht van materiële eigendom op roerende goederen geleverd door de opdrachtnemer, heeft slechts plaats na volledige betaling van de overeengekomen prijs. Zolang geen volledige betaling heeft plaatsgevonden, is de klant niet gerechtigd de producten te vervreemden, het materiële bezit ervan af te staan of ze in de ruimste zin van het woord te gebruiken.

Annulatie

De annulatie van een bestelling door de Opdrachtgever moet steeds schriftelijk (per post of per e-mail) gebeuren. Na annulatie brengt Opdrachtnemer Opdrachtgever op de hoogte van de reeds gepresteerde uren. Deze zullen vergoed worden aan het overeengekomen tarief.

In geval van annulering van opdracht door Opdrachtgever zal het voorschotbedrag als annulatiekost worden gezien en kan dit niet teruggevorderd worden.

Aansprakelijkheid en verzekering

De door de opdrachtnemer geleverde goederen of diensten beantwoorden aan de normen en praktijken van zorgvuldigheid, vaardigheid en ijver die gewoonlijk worden gehanteerd bij gelijkaardige ondernemingen onder gelijkaardige omstandigheden op het ogenblik van de bestelling en beantwoorden aan de overeengekomen specificaties en vereisten vermeld in de bestelling.

Het risico en de kosten van transport van producten en eventuele verzekeringskosten zijn steeds voor rekening van de klant, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen werd of tenzij er sprake is van verwaarlozing of grove fout door de opdrachtnemer.

De opdrachtnemer zal enkel aansprakelijk zijn voor de directe schade die het rechtstreeks en noodzakelijk gevolg is van haar grove nalatigheid, zware fout of opzet in het kader van de uitvoering van de bestelling. In geen geval zal zij aangesproken kunnen worden tot vergoeding van indirecte schade zoals winstderving, verlies van cliënteel, enige vorm van intresten, (invordering)kosten…. De aansprakelijkheid van de opdrachtnemer is steeds beperkt tot de totale waarde van de bestelling of opdracht.

Voortijdige beëindiging en overmacht

Elke Partij mag de uitvoering van de opdracht of aanvaarding ervan beëindigen door een schriftelijke kennisgeving aan de andere partij: (i) als de andere partij een handeling heeft gesteld die oneerlijkheid, ontrouw, corruptie of fraude inhoudt, (ii) als de andere Partij een grove nalatigheid begaat, opzettelijk wangedrag vertoont, geen professioneel of geen ethisch gedrag aan de dag legt met betrekking tot de uitvoering of (iii) als de andere partij een materiële bepaling of voorwaarde schendt en nalaat de situatie binnen 10 dagen na ontvangst van een schriftelijk verzoek hiertoe recht te zetten; (iv) indien een geval van overmacht langer dan 1 maand aanhoudt en Partijen er niet in geslaagd zijn een gepaste oplossing te vinden, (v) met onmiddellijke ingang als de andere Partij insolvabel of failliet zou worden verklaard of een overdracht doet of andere regeling treft ten gunste van haar schuldeisers.

Geen enkele Partij zal aansprakelijk zijn voor de niet-naleving van haar verplichtingen (behoudens de betaling van eventueel verschuldigde bedragen) wanneer deze niet-naleving een gevolg is van oorzaken buiten haar redelijke wil, zoals, maar niet beperkt tot, brand, overstroming, stakingen, sociale onrust, oorlog (verklaard of niet verklaard), embargo’s, blokkades, wettelijke beperkingen, voorschriften van de overheid.

De beëindiging gebeurt zonder afbreuk te doen aan eventuele rechten die een Partij zou hebben met betrekking tot een eventuele schending door de andere Partij van een van de bepalingen, wanneer deze schending voor de beëindiging gebeurde.

Vertrouwelijkheid

Alle informatie (met inbegrip van documenten, bestanden, beeldmateriaal, presentatiedecks of methodieken, creatieve inhoud en ideeën, software, financiële informatie, klanteninformatie …), van welke aard ook, op welke wijze ook ter beschikking gesteld aan een van de partijen, is en blijft eigendom van de partij die de informatie oorspronkelijk bezat; zal met vertrouwelijkheid worden behandeld door de andere partij en op geen enkele wijze worden meegedeeld of bekend gemaakt aan een derde zonder de voorafgaande schriftelijke instemming van de eigenaar; zal uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor deze ter beschikking werd gesteld, en zal op eerste verzoek van de eigenaar worden terugbezorgd.

Nietigheid & Aanvullingen

Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig wordt verklaard, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Het nietig verklaarde beding zal vervangen worden door een bepaling die het doel en de geest ervan zoveel mogelijk benadert.

Voor alles wat hierin niet uitdrukkelijk wordt geregeld, is het Belgisch gemeen recht toepasselijk.

Toepasselijk recht

Het Belgisch recht is van toepassing ongeacht de nationaliteit van de partijen en/of bestemming van de goederen.

Partijen verklaren zich akkoord in geval van een geschil eerst en vooral de voorkeur te geven aan bemiddeling vooraleer het geschil aanhangig te maken bij de bevoegde rechtbank. Het geschil kan na bemiddeling alleen voor de rechtbanken gebracht worden die rationeloci bevoegd zijn voor de zetel van Opdrachtnemer

Aankopen fotoproducten

Bij aankoop verbindt de klant zich tot de aangeduide artikelen. Deze worden op maat gemaakt en kunnen om die reden niet geretourneerd worden. De bestelling wordt pas klaargemaakt na goedkeuring van ontwerp en na betaling van het volledige bedrag. Sofie Fotografie is niet verantwoordelijk voor schade bij de post. Sofie Fotografie is niet verantwoordelijk voor vertragingen bij levering.

Belet

Bij belet of ziekte van de fotograaf op de afgesproken datum wordt eerst gekeken of de fotosessie kan worden verplaatst. Indien dit niet kan (evenement, huwelijk) betaalt de fotograaf het reeds betaalde bedrag terug en zoekt Sofie Fotografie een gelijkwaardige vervanging. De fotograaf heeft het recht een afspraak te annuleren wanneer de klant niet voldoet aan de gevraagde acties en voorbereiding, in dit geval wordt het voorschot terugbetaalt.

Cadeaubonnen

Sofie Fotografie zou je graag beschermen tegen chaotische tassen of gaten in je portemonnee, maar dat kan helaas niet. Sofie Fotografie is dan ook niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal van cadeaubonnen. Cadeaubonnen zijn voorzien van een zelf gekozen bedrag of ter waarde van een volledige shoot, met uitzondering van een huwelijksreportage. Het gebruik van een cadeaubon kan enkel binnen de periode die vermeld staat op de cadeaubon. Bij het overschrijden van deze datum is deze bon niet meer geldig en kan deze dus niet meer ingeruild worden.

Uitvoering opdracht

Sofie Fotografie zal de opdracht uitvoeren in overeenstemming met deze algemene voorwaarden. Sofie Fotografie bepaalt autonoom de wijze waarop de verleende opdracht (die in samenspraak is met de opdrachtgever tot stand kwam) uitgevoerd wordt. Sofie Fotografie heeft het recht om de opdracht geheel of gedeeltelijk, zonder kennisgeving en tegen kostprijs, te laten verrichten door derden.

Eten en drinken

Bij fotosessies langer dan 4uur wordt geacht dat de fotograaf voorzien wordt als gast en eten en drinken wordt voorzien.

Dit privacybeleid is van toepassing op de diensten van Sofie Fotografie. U dient zich ervan

bewust te zijn dat Sofie Fotografie niet verantwoordelijk is voor het privacybeleid van

andere sites en bronnen. Door gebruik te maken van deze website geeft u aan het privacy

beleid te accepteren.

Sofie Fotografie respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg

voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.

Gebruik van onze diensten

Wanneer u zich aanmeldt voor een van onze diensten vragen we u om persoonsgegevens

te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst uit te kunnen voeren. De

gegevens worden opgeslagen op eigen computers van Sofie Fotografie of die van een

derde partij. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens

waarover wij beschikken.

Communicatie

Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die

berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de

desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw

verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde

servers van Sofie Fotografie of die van een derde partij. Wij zullen deze gegevens niet

combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.

Cookies

Wij verzamelen gegevens voor onderzoek om zo een beter inzicht te krijgen in onze

klanten, zodat wij onze diensten hierop kunnen afstemmen.

Deze website maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden

geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door

het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website kan worden

overgebracht naar eigen beveiligde servers van Sofie Fotografie of die van een derde

partij. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, om

rapporten over de website-activiteit op te stellen en andere diensten aan te bieden met

betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

Doeleinden

We verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden

die worden beschreven in dit privacybeleid tenzij we van tevoren uw toestemming hiervoor

hebben verkregen.

Derden

De informatie wordt niet met derden gedeeld. In enkele gevallen kan de informatie intern

gedeeld worden. Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw

gegevens te respecteren.

Veranderingen

Deze privacy verklaring is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden op deze

site. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze site, kunnen leiden tot

wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze

privacy verklaring te raadplegen.

Keuzes voor persoonsgegevens

Wij bieden alle bezoekers de mogelijkheid tot het inzien, veranderen, of verwijderen van

alle persoonlijke informatie die op dat moment aan ons is verstrekt.

Aanpassen/uitschrijven nieuwsbrief

Onderaan iedere mailing vindt u de mogelijkheid om uw gegevens aan te passen of om u

af te melden.

Aanpassen/uitschrijven communicatie

Als u uw gegevens aan wilt passen of uzelf uit onze bestanden wilt laten halen, kunt u

contact met ons op nemen. Zie onderstaande contactgegevens.

Cookies uitzetten

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw

browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een

cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en –services, op

onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw

browser.

Vragen en feedback

We controleren regelmatig of we aan dit privacybeleid voldoen. Als u vragen heeft over dit

privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen via e-mail: info@sofiefotografie.be